Media

Baxmayaraq ki, indi ofislərdə sənədlərin 100%-i elektron formatda hazırlanır, onların 80%-dən çoxu hələ də çap olunur. Bəs belə istifadə nə dərəcədə effektiv ola bilər?

Öncədən yalnız ənənəvi kargüzarlığın avtomatlaşdırma aləti kimi yaradılan Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sistemi (bundan sonra ESD) sonradan çoxfunksiyalı, kompleks həllə çevrildi. Elektron formada Sənəd Dövriyyəsi — əməkdaşlar arasındakı bütün kağız proseslərini vahid mərkəzdən idarəetməsi üsuludur. Bu alət sənədlərin yaradılma, dəyişmə, istiqamətləndirmə, axtarış və s. üzrə bir sıra xidmət imkanlarının həllini özündə birləşdirir.

ESD sistemi bir sıra üstünlüklərə malikdir ki, onlardan ən vacibləri aşağıdakılardır:

• - Statistikaya görə verilən tapşırıqların 20%-i məsul şəxslər tərəfindən yerinə yetirilmir. Odur ki, ESD sənəd hesabatı və icra mərhələlərini izləmək imkanı yaratmaqla şirkətin bütün fəaliyyətini şəffaf və rəhbərlik tərəfindən idarəedilə bilən edir.

• - Demək olar ki, sənədlərə aid bütün rutin (gündəlik) əməliyyatların icrasına ayrılan vaxtı olduqca qısaldır.

• Ənənəvi "kağız" sənəd dövriyyəsindən fərqli olaraq, ESD sistemi yalnız təyin edilmiş istifadəçi hüquqlarına əsasən sənədə girişə icazə verir, sənədin üzərində bütün işlər (oxuma, dəyişiklik, imzalama, təsdiqləmə) protokollaşdırılır və bu məlumatın qorunması təmin edilir.

• ESD sisteminin tətbiqi şirkətin rəqabət üstünlüklərinə birbaşa təsir edir. Məlumat axınlarının tezləşdirilməsi və dəqiq idarə olunması hesabına müştərilərə xidmətin sürəti və keyfiyyəti də artır.

• Sistemin verdiyi nömrələnmə imkanı vasitəsilə sənədlər arxivləşdirilir, bunun da sayəsində lazım olan sənədlərin axtarışı asanlaşır və istənilən zaman əlçatanlılığı təmin olunur.

Özünü aktiv və effektiv mexanizm kimi tanıdan ESD-nin baza strukturu istənilən miqyaslı müəssisə və ya təşkilatın inkişafı üçün zəruridir. Həm dövlət sektoru, həm kiçik, orta və böyük biznes-strukturlar rutin işləri sadələşdirmək üçün bir yol axtardığına görə ESD bazarı daimi inkişaf etməkdədir. Bazarın inkişafına təsir edən amillərdən biri də son dövrlər elekton vəkalətnamə və elektron imzanın tətbiqi sahəsinin genişlənməsi və informasiya təhlükəsizliyi məsələlərinə artırılmış diqqətdir. Bu baxımdan, ölkəmizdə yeganə yerli ESD proqramı olan “ProDOC” sistemi bütün qeyd olunan üstünlüklərdən əlavə onun milli proqram təminatı olmaqla yanaşı yerli dildə istifadə edilir, bu da öz növbəsində istifadə rahatlığı yaradır.

Bugünkü şirkətlərin əksəriyyəti ofis kağızlarını rəqəmsal şəkildə yaradır, amma məlumat mübadiləsi proseslərinin çatışmazlıqlarına görə əməkdaşlar onları çap edib, “fiziki olaraq” təhvil vermək və lazımsız təkrarlanan işlərə vaxt itirmək məcburiyyətindədirlər. Lakin, düzgün təşkil edilmiş ESD sistemi informasiya və sənəd axınlarının bütün mərhələlərində idarəetməni qaydaya salmağa kömək edir.

ESD-nə keçid – sadəcə şirkətlərin arxiv otaqlarında saxlanılan minlərlə sənəd qovluqlarından qurtulmaq deyil, həm də şirkətdə bütün müqavilə, maliyyə, insan resursları, texniki sənədlər və s. kimi həm daxili, həm də daxil olan və çıxan sənədlərin idarəsini əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirir. Həmçinin ESD sistemi ofisdaxili və xarici sənədləşmə işlərini avtomatlaşdıran çox modullu proqram təminatı olaraq sənədin daxil olmasını, qeydiyyatını, icraya göndərilməsini, bölmələrdən keçidini, çıxışını və digər sənədlə bağlı olan hər bir əməliyyatı elektron qaydada aparmağı təmin edir. İş fəaliyyətini sadələşdirməklə yanaşı istifadəsi də rahat olduğuna görə ən tələbkar müştərinin belə ehtiyaclarını ödəyir.