ProDoc - Elektron Sənəd Dövriyyəsi
Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sistemi
PDF təqdimatı yükləyin
Modullar
BİZNESİNİZİN QAZANACAĞI FAYDALAR
Kağız-sənəd idarəetməsi böyük zaman itkisi, əlavə xərclər və qeyri-dəqiqlik amillərini özündə birləşdirir. Pandemiya dövründə isə sənədləri hazırlamaq hardasa imkansız hala çatır. Evdə sənədi hazırlayıb elə evdən çıxmadan sənədlərinizi təsdiqlətmək artıq daha asandır. ProDoc - Elektron Sənəd Dövriyyəsi həm mövcud vəziyyətdə həmdə gələcək dövrlərdə işlərinizi 10 qat daha sürətləndirəcəkdir:
- • Maliyyə xərclərinizi minimuma endirir;
- • Sənədlərinizi sürətli hazırlanmasını təmin edir;
- • Sənədlərin icra prosesinə operativ nəzarət imkanı yaradır;
- • Sənədlərinizi qoruyur və arxivləşdirir;
- • Real-time statistik hesabatların əldə edirsiniz;
- • Sənədlərin spesifik axtarışını asanlaşdırır;
- • Səmərəliliyinizi və məhsuldarlığınızı artırır;
- • Sənədlərdən istifadə hüquqlarını tənzimləyir.
TƏŞKİLATİ STRUKTUR
Müəssisədə sənədlərin icra prosesində iyerarxiyanı (tabeçiliyini) formalaşdırmaq üçün təşkilati struktur qurulur və eyni zamanda sistemdən istifadə edəcək əməkdaşlar sistem daxil edilir. İstehsalat təqvimlərində qeyri iş günləri təyin etməklə sənədlərin icra müddətlərini tənzimləmək mümkündür. Bura aşağıdakılar daxildir:
- • Müəssisənin strukturu;
- • Ştat cədvəli;
- • Əməkdaşların siyahısı;
- • Struktur tabeçiliyi;
- • İstehsalat təqvimi.
DAXİLİ SƏNƏDLƏR (DS)
Müəssisə və Təşkilatın fəaliyyəti ilə bağlı bütün daxili sənədlər (əmr, ərizə, təqdimat, xidməti məktub və s.) sistemdə hazırlanır və müxtəlif şöbələrə icra edilməsi üçün rəhbər və məsul şəxslərə göndərilir. Daxili sənədlər moduluna aşağıdakılar daxildir:
- • Digər sənədlərlə əlaqələndirmə;
- • DS növünün təyini (əmr, ərizə, təqdimat, xidməti məktub və s.);
- • DS haqqında məlumatın daxil edilməsi (məzmun);
- • DS icra müddətinin təyin edilməsi;
- • DS icraya göndərilməsi;
- • İcra prosesinə nəzarət;
- • Sənədə düzəliş və əlavələrin edilməsi;
- • Sənədlərin İxrac edilməsi.
DAXİL OLAN SƏNƏDLƏR (DOS)
Müəssisəyə digər təşkilatlardan daxil olan sənədlərin qeydiyyatı Daxil olan Sənədlər modulunda aparılır. Daxil olan sənəd sistem tərəfindən qeydiyyatdan keçirilərək rəy müəlliflərinə, icra prosesinə nəzarət edən şəxslərə göndərilir. Daxil olan sənədlərin qeydiyyatı prosesinə daxildir:
- • Göndərən təşkilatın daxil edilməsi;
- • Digər sənədlərlə əlaqələndirmə;
- • Skan nüsxənin əlavə edilməsi və sənədin nömrələnməsi;
- • DOS növünün təyini (məktub, müraciət, ərizə, şikayət);
- • DOS haqqında məlumatın daxil edilməsi (məzmun);
- • DOS icra müddətinin təyin edilməsi;
- • DOS rəy müəllifinin təyin edilməsi;
- • DOS icraya göndərilməsi;
- • İcra prosesinə nəzarət;
- • Sənədə düzəliş və əlavələrin edilməsi.
XARİC OLAN SƏNƏDLƏR (XOS)
Daxil olan məktublara cavab olaraq və yaxudsa sərbəst şəkildə müəssisədə xaric olan sənəd sistemdə qeydiyyatdan keçir. Xaric olan sənədi hazırlayan icraçı şəxslərin sənədlə bağlı həyata keçirilən əməliyyatlar tarixçədə öz əksini tapır. Xaric olan sənədlər moduluna aşağıdakılar daxildir:
- • Göndəriləcək təşkilatın daxil edilməsi;
- • Digər sənədlərlə əlaqələndirmə;
- • Skan nüsxənin əlavə edilməsi və sənədin nömrələnməsi;
- • XOS növünün təyini (sorğu, cavab məktubu, yönləndirmə və s.);
- • XOS haqqında məlumatın daxil edilməsi (məktub tipi və məzmun);
- • XOS tabeli qurum və adiyyatı təşkilatlara yönləndirilmə;
- • XOS nüsxələrin hazırlanması;
- • XOS imzalayacaq (viza qoyan, yoxlayan) şəxsin təyin edilməsi;
- • Sənədə düzəliş və əlavələrin edilməsi.
İŞ AXINLARI KONSTRUKTORU
İş axınları konstruktoru vasitəsilə müxtəlif sənəd növlərinə görə icra proseslərinin ardıcıllığını və o proseslərə səlahiyyətli şəxsləri təyin edilməsi həyata keçirilir. Bu öz növbəsində sənədlərin vahid icra prosesini təşkil etmək və bu prosesin hər bir nöqtəsində statusunu izləmək imkanı yaradır. İş axını konstruktoru aşağıdakı imkanları özündə birləşdirir:
- • Sənəd növlərinə görə iş axınlarının qurulması (məktub, müraciət, ərizə, şikayət);
- • İş axını üzrə əməliyyat növlərinin təyini (viza, imza, yoxlama, təsdiqləmə);
- • İş axını üzrə icraçı şəxslərin təyini (əməkdaş, struktur);
- • İş axını üzrə icra müddətlərinin təyini (saat, gün);
- • İş axını üzrə xəbərdarlıq və bildirişlərin verilməsi;
- • İş axınları üzrə icra tarixçələrinin izlənməsi;
- • İş axını üzrə icra prosesindən yayınmaların müşahidəsi.
DƏRKƏNARLAR
Rəhbər şəxslərə (rəy müəllifinə) ünvanlanmış bütün sənədlərə dərkənar yazmaqla icra prosesi ilə bağlı bütün tapşırıqları qeyd etməklə icraçılara yönləndirilir. Bura daxildir:
- • Dərkənar tipinin təyini (İcra, məlumat);
- • İcraçıların təyini;
- • İcraya nəzarət edənlərin təyini;
- • İcra prosesinin nəzarətə götürülməsi;
- • Həmicraçıların təyini;
- • Yoxlayan şəxslərin təyini;
- • Alt dərkənarların təyini.
ELEKTRON VƏKALƏTNAMƏ
Elektron Vəkalətnamə sənədlərin icrası ilə bağlı aparılan əməliyyatların və ya digər səbəblərdən (məzuniyyət, ezamiyyət, xəstəlik və s.) iş yerində olmayan əməkdaşlar müvafiq əməliyyatlar üzrə E-vəkalətnamə tərtib etməklə öz səlahiyyətlərini digər əməkdaşlara ötürürlər. Elektron Vəkalətnamə ilə bağlı digər proseslər və onun ötürülmə şərtləri aşağıdakı bəndlərdə öz əksini tapmışdır:
- • Elektron Vəkalətnamənin qeydiyyatı və təsdiqlənməsi;
- • Vəzifə və Xidməti üzrə Elektron Vəkalətnamələrin verilməsi;
- • Müvəqqəti (məzuniyyət, ezamiyyət, xəstəlik) vəkalətnamələrin hazırlanması;
- • Birdəfəlik (vəzifə dəyişikliyi, işdən azad olunma) vəkalətnamələrin hazırlanması;
- • Sənəd növlərinə (DOS, XOS, DS) görə vəkalətnamələrin verilməsi;
- • Əməliyyat növlərinə (viza, imza, yoxlama) görə vəkalətnamələrin verilməsi;
- • Əvvəlki bağlı, cari açıq və növbəti sənədlər üzrə vəkalətnamələrin verilməsi;
- • Paralel icra etmə vəkalətnamələrin verilməsi.
Sənədlərin Nömrələnməsi və Bronu
Sənədlər sistemdən qeydiyyatdan keçərkən unikal nömrələr ilə qeydə alınır. Sənədlərin nömrələrin verilməsi xüsusi Ayarlar paneli vasitəsilə tənzimlənir. Sənədlərin seriya nömrələri hər bir istiqamət üzrə daxil olan, daxili və çıxan sənədlərə xüsusi seriya (il) və nömrə ilə hər bir müəssisənin daxili qaydaları əsasında individual tənzimlənə bilir. Bəzi hallarda hazırlanmış xaric olan sənədlər təsdiq prosesinə göndərilməmişdən öncə sistem tərəfindən verilmiş seriya nömrələri bronlaşdırılır və sonradan sənəd təsdiq olunduqdan sonra arxa tarixlə həmin nömrə ilə sistemdə qeydiyyata düşür. Qanunvericilik əsasında aşağıdakı kriteriyalar üzrə nömrələnir:
- • İstiqamətin təyinatı üzrə (aidiyyatı qurum, tabeli qurum, vətəndaş);
- • İstiaqmətlər üzrə (dövlət, özəl);
- • Sənəd növləri üzrə (ərizə, şikayət, sorğu, məktub);
- • Qanunvericiliyə uyğun kriteriyalar üzrə nömrələnmə;
- • Xüsusi seriya nömrəsi ilə nömrələnmə;
- • Arxa tarixli seriya nömrəsi ilə nömrələnmə və s.
İSTİFADƏÇİ ROLLARI
İcra prosesinin müxtəlif mərhələləri üzrə səlahiyyətli şəxslərin fərqli əməliyyatlar yerinə yetirməsi ilə əlaqədar sistem tərəfindən bir sıra istifadəçi rolları təqdim edilir. Bu rollar vasitəsilə istifadəçilər sistemin müəyyən olunmuş modullarında onlara verilmiş hüquqlar (səlahiyyətlər) çərçivəsində əməliyyatlar icra edirlər. ProDoc həllində mövcud olan istifadəçi rollarından bir neçəsi aşağıda göstərilmişdir:
- • Rolların yaradılması və hüquqların verilməsi;
- • Qeydiyyatçı rolu;
- • Yoxlayan şəxs rolu;
- • Rəy müəllifi rolu;
- • İcraçılar rolu;
- • Təsdiqləyən şəxs rolu;
- • Viza/Razılaşdıran şəxs rolu;
- • İmzalayan şəxs rolu;
- • Məlumatlandırılan şəxslər və s.
HESABATLAR
Sistemə daxil edilən bütün sənədlər və icra prosesləri üzrə müxtəlif səviyyədə hesabatlar əldə etmək mümkündür. Bu hesabatlar müxtəlif zaman (dövr) kəsiyində həm cədvəl həmdə qrafik (vizual) formada əldə edilir. İstənilən hesabatı ixrac edərək çap etmək imkanı da mövcuddur. ProDoc həlli vasitəsilə əldə olunan hesabat növlərinin bir neçəsi aşağıda göstərilmişdir:
- • Ümumi vizual hesabat (qrafik);
- • Daxil olan sənədlər üzrə hesabat;
- • Xaric olan sənədlər üzrə hesabat;
- • Daxili sənədlər üzrə hesabat;
- • İcra müddətinə nəzarət hesabatı;
- • Arxiv və s.
İNTEQRASİYA
Elektron Sənəd Dövriyyəsi həllinin digər İKT sistemləri ilə əlaqəli çalışması üçün geniş inteqrasiya imkanlarına malikdir. Bu inteqrasiya imkanları hesabına sistemin funksionallığı və istifadə effektivliyi dəfələrlə artır. ProDoc həlli aşağıdakı bir sıra sistem və servislərə asanlıqla inteqrasiya edilir:
- • İnsan Resursları sistemlərinə inteqrasiya;
- • Asan İmza sisteminə inteqrasiya;
- • IAMAS sisteminə inteqrasiya;
- • Təşkilatın web Portalına inteqrasiya;
- • Təşkilatın digər informasiya sistemlərinə inteqrasiya və s.
