Media

1.Vaxta qənaət

Şirkətlərdə sənəd dövriyyəsi bir çox illərdir ki avtomatlaşdırılır və bu müddət ərzində yığılmış göstəricilərin statistikası belədir - O, sənədlərin yükündən azad olunduqdan sonra biznesin gündəlik ritminin nə dərəcədə dəyişdiyini nümayiş etdirir. Tanınmış biznes məsləhətçisi Con Şraybfeder - Effective İnventory Management prezidenti, müsahibələrin birində deyib: “Elektron sistemlər-havasız otaqda kondisioner kimidir. Müasir, isti, rəqabətli şəraitdə avtomatlaşdırma olmayan şirkətdə proseslər ləng gedir, çox vaxt əməkdaşların yeganə məqsədi - sənədi bir otaqdan digərinə daşımaq, sonra otağa gəlib masanın üzərinə düşərək alın tərini silməkdir”.

Bu yay metaforunu asanlıqla rəqəmlərlə təstiq etmək olar. Elektron sənəd dövriyyəsi (ESD) sistemlərinin hələ tətbiq edilmədiyi, 150 orta ölçülü Amerika şirkətində TechNavio tərəfindən aparılan son bir araşdırmaya əsasən sənədlərin işlənməsinin müxtəlif mərhələlərində işçilərin iş vaxtlarının neçə faizini sərf etdikləri göstərilib:

* sənədlərin axtarışına - 20%

* sənədlərin razılığı və təsdiqi - 20%

* sənədlərin bölmələr arasında ötürülməsi - 10%

* sənədlərin dövriyyəsi haqqında standart hesabat hazırlamaq - 10%

Orta və böyük şirkətlərdə istifadə təcrübəsi göstərir ki, elektron sənəd idarəetmə sistemləri müqavilələr, hesablar, fakturalar, məktublar, əmrlər və s. ilə işləyən ofis əməkdaşların iş vaxtının yarısından çoxuna qənaət etməyə kömək edir. Nəticədə, sənədlərin axtarışına saatlar deyil, dəqiqə və saniyələr sərf olunur. İş sənədlərinin razılığı və təstiqlənməsi onlayn rejimdə keçirilir. Şöbələrin arasında sənədlərin ötürülməsinə ümumiyyətlə vaxt sərf edilmir - sənəd faylları giriş hüququ olan əməkdaşlara hər zaman açıqdır.

TechNavio şirkətinin məlumatına əsasən, Amerikanın Taco Bell fastfood restoranlar şəbəkəsində elektron sənədlərin idarə edilməsi sisteminin tətbiqindən sonra, işçilərin təchizatçılarla müqavilələr bağlamağa sərf etdiyi vaxt47% azalıb.

2. Sənəd dövriyyəsinin şəffaflığı

Real vaxt rejimində və müxtəlif qurğularda (masaüstü komyuter, laptop, tablet, smartfonlar) əməkdaşlar hazırda işləməli olduqları bütün sənədləri, vəzifələri və təlimatları görürlər. Rəhbərləri isə öz növbəsində biznes proseslərin yerinə yetirilməsi gedişatına nəzarət edirlər. Məsələn, müştəri sifarişlərinin icrası, yeni işçilərin işə qəbul edilməsi, müqavilələrin icrasının hazırkı vəziyyəti, şirkətin müxtəlif bölmələri arasında qarşılıqlı əlaqə və s.

3. Vahid korporativ informasiya bazasının təşkili

Uzaq ofislər, filiallar, informasiya nümayəndəlikləri həm mərkəzi ofis, həm də bir-biri ilə bağlanır və qarşılıqlı əlaqələrin dərəcəsi əhəmiyyətli dərəcədə artır.

Wal-Mart Mağazalarının rəhbəri Dok MakMilton, Fastcompany şirkətinə verdiyi müsahibədə şirkətin beynəlxalq genişlənməsinin müvəffəqiyyətinin əsas amillərindən biri

elektron sənəd dövriyyəsinin vaxtında tətbiq olunmasıdır: filialların sayı elə sürətlə böyüyür ki, bir anda avtomatlaşdırılmış sistem biznesin demək olar ki, əsas elementinə çevrildi.

4. Korporativ informasiya təhlükəsizliyi və qorunması

Bütün məlumatlar korporativ sənəd dövriyyəsi sistemində saxlanılır. İşçilər işdən çıxdıqda və ya şirkətin digər bölmələrinə keçdikdə sənədlərlə işləmək üçün standartlara təsir göstərilmir. Proseslərin avtomatlaşdırılması-getmiş əməkdaş ilə informasiyanın və bəzi sənədlərlə qəbul edilmiş iş prinsiplərinin itməməsinin təminatıdır. İspan şirkəti olan Repsollda hesablayıblar ki, elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqindən sonra mühasibat və inzibati vəzifələrdə yeni işçilərin axtarışı və təlimi 2 dəfə azalıb.

5. Şirkətin ümumilikdə idarəetməsinin artması

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi həmişə aktual və vaxtında olan məlumatlardır. Nəticədə, şirkət daxilində informasiya axınları əhəmiyyətli dərəcədə sürətlənir və idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsində səhvlər azalır. Bu, ondan irəli gəlir ki, digər korporativ sitemlərdən fərqli olaraq elektron sənəd dövriyyəsi adətən kompyuterlə işləyən demək olar ki, bütün işçiləri əhatə edir ki, bu da müəssisənin ümumi səviyyəsini artırmağa imkan verir. Avtomobil şirkəti olan Peugeot Citroen 2012-ci ildə səhmdarlar üçün rəsmi hesabatda qeyd etmişdir ki,elektron sənədlərin idarə edilməsi sisteminin tətbiqi layihəsini biznesin səmərəliliyinin üç əsas amilindən biri hesab edir (digər iki amil-keyfiyyət nəzarətin təkmilləşdirilməsi və marketinq strategiyasının dəyişdirilməsi).

Yuxarıda sadalan amillərin hər biri həm ayrılıqda, həm də bütöv bir şəkildə qüsursuz bir idarəetmə aləti olan Elektron Sənəd Dövriyyəsində cəmlənir. Əlbəttə belə bir proqram təminatını istifadəsi hər bir şirkətin səmərəli iş qrafikini müsbət xətlə artırar.

Azərbaycan bazarında isə Elektron Sənəd Dövriyyəsini tətbiq edən ən etibarlı sistemlərdən biri də Pronet Prospect ERP-dir. 15 ildir fəaliyyət göstərən şirkət, ilk milli ERP sisteminin tətbiqçisi olmaqla yanaşı AR Səhiyyə Nazirliyi, AR Mədəniyyət və Turizm Nazirliyi, ANAMA, Veysəloğlu Şirkətlər Qrupu, OMG İnternational, Rabitəbank, ARPA, Kontakt Home, DryPort Logistika mərkəzi və s. kimi 300-dən çox dövlət və özəl müəssisələrdə, həmçinin iri şirkət və holdinqlərdə istifadəyə verdiyi həllərlə müştərilərinin rəğbətini qazanmışdır.