Высококачественная система управления документооборотом, которая эффективно управляет внутренними, входящими и исходящими документами компании.

Скачать PDF презентацию

Скачать PDF презентацию

Модули

Входящая документация

Регистрация всех видов документов организаций и учреждений и распределение их в соответствующие разделы для выполнения производится с помощью интеллектуальной системы управления документооборотом. Вновь поступающие документы сканируются и добавляется к электронному документу. В систему вносятся срок реализации и берется под контроль дата исполнения, которую требует субъект, отправляющий документы. Уведомления о нужных документах посылаются исполнителям автоматически.

Внутренние документы

Автоматизация оборота различных типов документов, которые будут использоваться в рамках любого предприятия и учреждения. Система полностью охватывает деятельность организации за счёт таких шаблонных документов как Учет, Человеческие Ресурсы, Административные разделы. Эта система решения ProDOC отвечает также за создание историй операций и электронных подтверждений соответствующими лицами в электронной версии.

Исходящая документация

С помощью этого модуля ProDOC осуществляется автоматизация отправленных писем. Система проводит регистрацию входящих или исходящих документов и создает историю операций проводимых между исполнителями, которые его подготовили. Ответы на письма согласуются и создаются ответы на каждое письмо, формируется единая цепочка связи. Все исходящие документы сканируются, и добавляется к электронному документу.

Подготовка документов

Автоматизация процесса подготовки и проверки документов (писем) отправленных из предприятий и организаций. Документы, подготовленные исполнителями, проверяются ответственным лицом и с помощью этой операции дается разрешение на отправку электронного подтверждения. Подготовленные и полученные документы регистрируются и сверяются. Документ проходит регистрацию и создается история операций исполнителей.

Резолюция

Согласно значению полученных документов они автоматически направляются ответственным лицам предприятий или организаций. Лица, ответственные за принятие документа в электронном виде, после инструктажа другими лицами отправляют его исполнителю. Система инструктажа исполнителей со стороны ответственных лиц автоматически дает задания и следит за их выполнением в срок. Деятельность, проводимая исполнителями на основе этих заданий, отражается в истории операций.

Электронная доверенность

Система позволяет использовать электронную доверенность для проведения операций по документообороту (подготовка документов, проверка, утверждение и т.д.) во время отсутствия на рабочем месте ответственных лиц по каким-либо причинам. При отсутствии их на работе в случае отпуска, командировки или по болезни, составляется электронная доверенность о передаче полномочий другому сотруднику. Для операций с помощью электронной доверенности создаются специальные истории.

Отчёт

Расчетный модуль универсальной системы проводит расчет в любых комбинациях за любой период времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно) на основе электронного оборота документов. Визуальные отчеты и диаграммы различных параметров помогают получить сравнительные результаты. Возможна сортировка с помощью различных фильтров статуса поступившего документа, ответственного лица, исполнителя и других критериев.